Die Finanzverwaltung unterscheidet in die Kategorien a) Kassentyp 1 PC Kassen oder PC-gestützte Kassensysteme und b) Kassentyp 2 Elektronische Registrierkassen.
PC Kassen oder PC gestützte Kassensysteme verfügen über ein handelsübliches Betriebssystem und ein dauerhaftes Speichermedium. Elektronische Registrierkassen basieren auf einem herstellerspezifischen Betriebssystem und besitzen oft nur ein flüchtiges Speichermedium.
Nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen seit 01.01.2002 auch in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren. Die Registrierkassen, sowie die mit Ihnen erzeugten Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den Grundsätzen ordnungsgemäßer EDV-gestützter Buchführungssysteme auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU) entsprechen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Vernichtung dieser Daten ist unzulässig. Auch die Aufbewahrung dieser Unterlagen in ausschließlich ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.
Bei Aufzeichnung der Einnahmen über eine Registrierkasse hat am Tagesende zwingend ein Ausdruck des Gesamtkassenstreifens und als Tagesabschluss der Z-Bon zu erfolgen. Der Z-Bon hat zwingend folgende Angaben zu enthalten:
Neben der Aufbewahrung der Gesamt-Kassenstreifen des Z-Bons müssen sämtliche Unterlagen zum Kassensystem nebst Bedienungsanteilung, Programmieranleitung, Einrichtungsprotokolle sowie Änderungsprotokolle mit Ausdruck des Standes vor und Ausdruck des Standes nach Änderung dokumentiert werden.
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