Im Zeitalter des PCs werden eine Vielzahl von Kassenberichten und Kassenbüchern mit dem Office-Programm "Excel" (oder einem ähnlichen Tabellenkalkulationsprogramm) erstellt. Bei Nutzung solcher Programme sind besonders die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten.
Bei Excel handelt es sich um ein "offenes" Programm, d.h. die mit diesem Programm vorgenommenen Aufzeichnungen lassen sich grundsätzlich jederzeit verändern – auch nachträglich – ohne das diese dokumentiert werden. Insoweit verstößt die Aufzeichnung gegen die GoBS.
Hinsichtlich der Kassenführung mit Excel liegen zahlreiche Urteile vor, die wie das Niedersächsische FG hat in einem Urteil vom 05.05.2004 entschieden haben:
"Elektronische Aufzeichnungen mittels einer Tabellenkalkulation (Microsoft Excel) reichen als Kassenbuch nicht, da sie nachträgliche Veränderungen durch Eingabe am PC zulassen, die nicht dokumentiert werden."
In der Praxis sollte man elektronische Kassenbücher nutzen, bei denen die Änderungen z. B. in der Prima Nota, nachvollziehbar ausgewiesen werden (DATEV Kassenbuch Online, Haufe Kassenbuch).
Informationen
EXCEL Kassenbücher sind nicht Betriebsprüfungssicher und dürfen in der Gastronomie keine Verwendung finden, ansonsten wird es richtig teuer!
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